Sähköpostista on muutamassa vuodessa tullut erittäin merkittävä
yhteydenpitoväline. Se on huomattavasti nopeampi kuin perinteinen kirje
ja sen avulla on helppo lähestyä tuntematontakin henkilöä. Kaiken
pitäisi siis olla loistavasti. Mutta kun ei ole.
Olet varmaan lukuisia kertoja kirjoittanut E-mailia henkilölle, jonka odotat vastaavan viestiin. Odotat tunnin, odotat kaksi. Ei vastausta. Odotat yön yli. Ei vieläkään mitään. Hammasta purren päätät odottaa vielä pari päivää. Ehkäpä vastaanottaja ei ole vielä ehtinyt lukemaan viestiäsi. Kun spostin lähettämisestä on kulunut jo lähes viikko, hermostut ja lähetät viestin uudelleen. Lisäät vain alkuun jonkinlaista höpinää edellisen viestin mahdolisesti katoamisesta bittiavaruuteen, ettet vaikuta epäkohteliaalta. Odotat muutaman päivän, mutta tälläkään kerralla et saa vastausta. Mitä tässä tilanteessa voi enää tehdä? Miksi viestiisi ei vastata?
Mahdollisuuksia on useita. Viesti on voinut kadota matkalle, vastaanottaja ei ole vielä lukenut sitä tai hän ei ole vielä vastannut siihen. On myös mahdolista, että hän ei osaa vastata siihen. Ja mikä pahinta, on myös mahdollista, että hän on täysin tietämätön omistavansa edes sellaista kummajaista kuin henkilökohtainen sähköpostiosoite! Tästä asiasta oli jonkin verran keskustelua myös Helsingin sanomissa viime kevään aikana. Siinä yhteydessä todettiin, että on useita firmoja, jotka ottavat vastaan työhakemuksia sähköpostilla. Yrityksen mainosvastaavat painavat lehtiin ilmoituksia, joissa hakemukset pyydetään lähettämään osoitteeseen rekry.henkilo@firma.fi. Kyseinen rekry.henkilo ei kuitenkaan ole vielä koskaan loggautunut omalla tunnuksellaan sisään. Hänellä voi olla kymmenien, ellei satojen harmistuneiden ihmisten kirjeet odottamassa lukemista. Itse rekrytointivastaava istuu konttorissaan ja ihmettelee kahvia juodessaan, että onpas kumma kun ei ole tullut yhtään hakemuksia. Lopulta tehtävään valitaan henkilö, joka ensimmäisenä älyää soittaa puhelimella ja kysyä tehtävästä. Surullista.
Kaupunkien sisäiset verkot pystyvät ilmoittavat lähettäjälle, kun viesti on toimitettu perille ja myös sen, että viesti on luettu. Tämä ei kuitenkaan usein ole mahdollista, kun suuri osa viesteistä lähetetään ties mistä. Olisihan se hienoa lähettää E-mailia vaikkapa nettiselaimesta käsin ja saada paluupostissa kuittaus viestin perille menosta. Myös ilmoitus, kun viesti on luettu, olisi usein äärimmäisen hyödyllinen tieto. Mutta kun ei niin ei.
Parempia aikoja odotellessa olisi hyvä omaksua tapa, jossa kuittaa viestin lähettäjälle mahdollisimman pian, että viesti on tullut perille ja myös sen, että se on luettu. Jos ei ole heti aikaa vastailla viestiin heti, riittäisi lyhyt "Palaan asiaan" kertomaan lähettäjälle, että viesti on perillä ja luettu. Itselläni on kokemuksia työpaikan hausta sähköpostin välityksellä. Olen useassakin paikassa törmännyt edellä mainittuihin epäkohtiin. Ja jos on jo kaksi viestiä lähettänyt eikä vastausta kuulu, ei kolmatta enää yksinkertaisesti kehtaa lähettää. Voihan hyvinkin olla, että työnantaja on painanut suoraan Delete-nappulaa kyseisen viestin kohdalla. Mutta näissäkin tapauksissa lyhyt "Onni ei suosinut sinua" tms. lyhyt ilmoitus selvittäisi työnhakijalle, että voi unohtaa paikan ja etsiä duunia muualta. Joten kuitatkaa siis hyvät ihmiset saamanne sähköpostit älkääkä antako niiden lojua INBOX-kansiossanne päiväkausia!
Janne Silvo